Comment j’ai automatisé la réception, le stockage et l’envoi de factures à mon expert-comptable grâce au No/Low code

Ma problématique

Comme beaucoup d’autres entrepreneurs, je dois réaliser pas mal de tâches administratives récurrentes à faible valeur tous les mois, qui me font perdre un temps précieux et qui ne me motivent absolument pas.

Parmi ces différentes tâches, je vais vous parler aujourd’hui de la facturation et plus particulièrement de devoir récupérer, stocker/centraliser toutes les factures reçues (de tous mes fournisseurs) et envoyées (à mes clients) pour ensuite les transmettre à mon expert-comptable.

Cette tâche est clairement chronophage, car je suis obligé de

me connecter sur les différents sites de tous mes fournisseurs et d’aller télécharger les pièces jointes manuellement
télécharger manuellement chaque pièce jointe contenue dans les mails que je reçois ou que j’envoie
télécharger toutes les factures dans un mail (risque d’en oublier une ou plusieurs à chaque fois) à envoyer régulièrement à mon expert-comptable
…

Bref, je passe mon temps à cliquer partout, à télécharger plein de choses manuellement et au final à m’assurer que je n’ai rien oublié quand j’envoie tout ça à mon expert-comptable.

Je voulais donc vous partager ici, pour celles et ceux qui n’auraient pas de background technique ou de développement, un petit retour d’expérience Low/No code avec l’outil Make qui m’a permis d’automatiser l’intégralité de ce cas d’usage et de gagner un temps précieux tous les mois.

Qui plus est, ce cas d’usage me permet de me préparer sereinement au regard de la nouvelle loi sur les factures électroniques (dont l’ensemble des entreprises devront avoir franchi le pas entre 2024 et 2026).

Pour répondre à mon besoin, je dois chronologiquement :

Collecter les factures (celles à payer à mes fournisseurs et celles à envoyer à mes clients)
Centraliser les factures
Envoyer les factures à l’expert-comptable

Par contre, dans mon approche itérative et incrémentale (en mode Test & Learn), j’ai pris le sujet dans le sens inverse car mes priorités sont différentes.

Étape 1 : ma première priorité était déjà d’enlever ma douleur liée à l’envoi des factures à l’expert-comptable (même si je récupérais les factures manuellement)
Étape 2 : maintenant que je suis capable d’envoyer automatiquement les factures à mon expert-comptable, il me faut enlever ma douleur liée à la récupération manuelle des factures reçues et émises
Étape 3 : maintenant que je suis capable de récupérer, stocker et envoyer automatiquement les factures à mon expert-comptable, il ne me reste plus qu’à enlever ma dernière épine du pied, celle de devoir lancer manuellement le process d’automatisation (en gros je ne veux plus rien avoir à faire)

J’avais testé en parallèle d’autres outils de type IFTTT, Zapier… mais au final Make s’est avéré le plus efficace et facile à prendre en main pour des néophytes.

Ce qui m’a permis de m’orienter vers Make a été le nombre, la nature et le type de déclencheurs permettant d’exécuter telle ou telle action.

Étape 1 : envoyer automatiquement à l’expert-comptable toutes les factures stockées à un endroit spécifique (scénario Make 1)

Pour me simplifier la vie en cas de contrôle par l’administration, mon premier besoin était déjà de pouvoir stocker/centraliser au même endroit toutes les factures envoyées et reçues. Étant sur la suite Google Workspace, mon point de départ était donc de pouvoir stocker (de manière sécurisée) tous ces éléments sur un dossier Google Drive spécifique. Cela marche aussi très bien sur vous êtes sur la suite Microsoft 365.

Par conséquent, mon premier déclencheur était la détection de chaque nouvelle facture qui était ajoutée au dossier drive. Et ensuite de mettre en place un scénario Make qui me permettrait de les télécharger une à une, de les agréger au sein d’un seul et unique mail (que j’aurais déjà pré-configuré à l’avance : destinataires, titre, contenu…) et de les envoyer automatiquement à l’adresse générique de mon expert-comptable.

Étape 2 : récupérer automatiquement les factures et les télécharger dans le bon dossier Google Drive

Le second problème que je devais régler assez rapidement était de savoir comment récupérer automatiquement les factures. À ce stade, j’étais confronté à deux cas :

1. Comment récupérer automatiquement des factures qui étaient envoyées ou reçues par mail.

2. Comment récupérer automatiquement des factures sur les sites qui ne me les envoyaient pas par mail.

Récupérer automatiquement les factures envoyées ou reçues par mail (scénario Make 2)

Le premier déclencheur Gmail de Make que j’ai utilisé est la détection des mails ayant le libellé spécifique « facturation » (vous pouvez mettre le nom que vous voulez). Ainsi, il m’est possible d’aller lire automatiquement tous les mails et à chaque fois que le libellé « facturation » est détecté, Make me propose une fonction d’extraction automatisée de toutes les pièces jointes intégrées.

À partir de ce moment la situation devient beaucoup plus simple puisque chaque pièce téléchargée peut être stockée automatiquement à l’endroit de mon choix : donc dans mon cas, le dossier spécifique Google Drive à partir duquel j’envoie automatiquement toutes les factures à mon expert-comptable (cf scénario Make 1).

Maintenant, il fallait que je puisse automatiser l’application de ce libellé sur les bons mails de manière à éviter de le faire manuellement à chaque mail.

Et c’est à ce moment-là que les fonctionnalités de filtrage de mails dans Gmail entrent en ligne pour appliquer automatiquement le libellé « facturation » en fonction de règles. Par exemples :

À chaque fois que j’envoie une facture, je mets une adresse générique que Gmail détecte automatiquement
À chaque fois que je reçois une facture de tel ou tel fournisseur (lui aussi via une adresse générique), Gmail le détecte automatiquement
…

La construction de ces règles s’est donc faite au fil du temps (généralement au moment de la réception des premières factures) et de l’implémentation de ce scénario Make. Qui plus est, la mise à jour de ces filtres est très facile à maintenir dans le temps.

Récupérer automatiquement les factures sur les sites que ne vous les envoient pas par mail (scénario Make 3)

C’est probablement à ce stade que la limite du No code est atteinte pour celles et ceux qui n’ont pas de background technique. En effet, pour télécharger automatiquement la facture sur le site internet du fournisseur et la stocker sur le bon dossier Google Drive, il faudra passer par du développement spécifique (Webhook ou autres) et utiliser les différentes API des sites concernés. Il est aussi nécessaire de relativiser ce point car on ne parle pas de développements qui « font décoller des fusées » non plus.

Étape 3 : planifier la récurrence de lancement des scénarios Make

Avoir tous les scénarios Make actifs en temps réel n’avait aucune utilité ni pour moi ni pour mon expert-comptable (qui a juste besoin des factures durant la première quinzaine du mois).

J’ai donc planifié :

le « scénario Make 1 » à 2 fois par mois (pour envoyer par mail d’un seul coup toutes les nouvelles factures téléchargées dans Google Drive)
le « scénario Make 2 » à 3 fois par semaine à 18h30 (pour récupérer et stocker dans Google Drive toutes les factures envoyées ou reçues par mail).

Bilan

Finalement, après avoir pris le temps de découvrir et comprendre le fonctionnement de Make et tester d’autres outils en parallèle, j’ai pu créer facilement quelques scénarios Make qui gèrent la réception, le stockage et l’envoi automatisés de factures à mon
expert-comptable. Par conséquent, fini la perte de temps tous les mois !

Niveau coût, rien de phénoménal car je ne paye que 9$/mois pour une licence « core » de Make (et un peu de mon temps pour tester et configurer tous les scénarios Make au départ). Comparé à un gros ERP qui m’aurait coûté plus cher en licence et sur lequel j’aurais dû faire des développements spécifiques, le bilan est vite fait.

La difficulté que vous aurez lorsque vous utilisez des outils d’automatisation tel que Make est de bien prendre le temps de réfléchir aux bons découpage et fonctionnement de vos scénarios Make. Il faut vraiment chercher à simplifier au maximum les choses et éviter d’envisager tous les cas possibles et imaginables dès le départ.

J’espère que cet article aidera les TPE et petites PME, et facilitera la vie des ADV et Comptables.

PS : nous avons utilisé Make sur bien d’autres sujets pour automatiser d’autres actions récurrentes (envoi et traitement automatisés de questionnaires de satisfaction, publication automatique de contenus…) qui pourront faire l’objet d’articles à venir si vous nous manifestez votre intérêt.

Pour plus d’informations, contactez-nous !

Auteur : Nicolas Cappello (Linkedin)